9 ข้อที่ต้องระวังในการส่งจดหมาย (Email) สมัครงาน resume และ CV ที่อาจจะทำให้คุณพลาดงานได้

สวัสดีค่ะ ก่อนอื่นเลยขอแนะนำตัวเองในฐานะนักเขียนที่เขียนบทความนี้ก่อนนะคะ ดิฉันไม่ใช่ HR แต่เป็นโปรเจ็กหลีดเดอร์ของบริษัทต่างชาติ บริษัทหนึ่ง นอกจากจะต้องดูแลโปรเจ็ก ดูแลน้อง ๆ พนักงานที่น่ารักแล้ว ยังต้องลงสัมภาษณ์หาคนเข้ามาร่วมงาน รวมถึงแสกนเรซูเม่ ที่ทาง HR ส่งมาให้ทุกวันด้วย แต่ในทุก ๆ วันดิฉันจะต้องพบเจอกับ resume หรือ CV ที่บั่นทอนสติปัญญาและเวลางานของดิฉันอย่างไม่น่าให้อภัย ดิฉันจะไม่โทษ HR ที่ส่งเอกสารประหลาดที่มีเนื้อความมั่ว ๆ เหมือนจดหมายลูกโซ่เหล่านี้มาให้ดิฉันพิจารณา เพราะพวกนางไม่ได้เข้าใจระบบงานในตำแหน่งนั้น ๆ แบบเจาะลึก แต่จะโทษผู้สมัครที่ทำไมถึงได้ไม่รู้ว่าตำแหน่งของตนเองสมัครต้องนำเสนออะไรบ้าง

ฝ่าย HR ไม่ได้ส่ง เรซูเม่ และ CV ทุกฉบับมาให้ดิฉันนะคะ พวกนางคัดมาให้แล้ว และบอกกับดิฉันว่า ดิฉันโชคดีแล้วที่ไม่ได้เห็นเรซูเม่ที่ถูกคัดออกเหล่านั้นด้วยตาตัวเอง

ดิฉันหวังว่าบทความนี้จะถึงมือของบริษัทที่เป็น Head hunter จัดหางาน และผู้สมัครทั้งหลายนะคะ เพราะเชื่อว่าหลายครั้งเหลือเกินที่เราคัดคนเก่งๆ ออกไป เพียงเพราะเขาเขียนจดหมายสมัครงาน และ resume ไม่รู้เรื่อง เพราะเอาแต่ทำตาม ๆ กันมา

1. ห้าม Walk-in

เหตุผลที่เราต้องร่อนจดหมายสมัครงาน ทาง E-mail นั่นเพียงเพราะว่าสะดวก และรวดเร็ว ไม่เสียเวลาชีวิต ดิฉันไม่แนะนำให้มีการ์ walk in หรือการเดินเข้าไปสมัครด้วยตัวเองแบบไม่ได้นัดล่วงหน้า เนื่องจากจะรบกวนเวลางานของพนักงาน เพราะเขาอาจจะไม่ได้สนใจคุณจริง ๆ แน่นอนว่าคุณก็จะเสียเวลาด้วย การที่เขาเรียกคุณเข้าสัมภาษณ์เพราะ Email ที่ส่งไป มันหมายความว่าคุณมีโอกาสได้งานนี้ 30% แล้ว แต่ถ้าคุณเลือก Walk in หมายความว่าคุณกำลังเริ่มต้นที่ 0%

2. หัวข้อ Email ต้องชัดเจน

หากคุณต้องการสมัครงานตำแหน่งใดก็ตาม ไม่ควรเขียนหัวข้อ Email ว่า “มีความประสงค์สมัครงาน” เฉย ๆ เพราะ HR จะด่าอาจารย์ของคุณได้ว่าไม่สั่งสอน คุณควรระบุตำแหน่งที่ต้องการสมัครเข้าไปในนั้นด้วย เป็น “มีความประสงค์สมัครงาน ตำแหน่ง Marketing” เพื่อให้ Hr ทำงานได้ง่าย หัวข้อจดหมายควรจบที่ 70 ตัวอักษร หรือไม่ก็ให้ภายใน 70 ตัวอักษรนั้นมีข้อควาที่สำคัญ

สาเหตุที่การจั่วหัวข้อมีความสำคัญมาก ๆ เพราะมันบอกถึงความรอบคอบ และความคิดที่ละเอียดของคุณ มันทำให้ HR คัดกรองเอกสาร และส่งต่อได้สะดวก โดยที่ไม่ต้องคลิกเข้าไปอ่าน และจากจดหมายหลายพันหลายหมื่นฉบับที่ดิฉันต้องคัดเลือก พูดได้เลยค่ะว่า คนที่จั่วหัวแค่ สมัครงาน ตกรอบนี้แทบทุกคน หรือต่อให้ได้เข้าสัมภาษณ์ก็เป็นคนที่พูดไม่รู้เรื่อง คิดไม่ละเอียด

3. ชื่อของ Email ที่คุณใช้ส่ง ตรวจสอบให้ดี

ชื่อ Email ประหลาด ๆ หรือไม่สุภาพ คุณควรหลีกเลี่ยง เพราะคุณกำลังร่อนจดหมายทางการอยู่ แหละหาก HR เห็นชื่อไม่สุภาพปรากฏ บางบริษัทอาจจะเลือกคัดออก แต่ในบางบริษัทที่ไม่ถือ แต่เขาจะเอาคุณไปนินทาสนุกปากอย่างแน่นอน

อีกประการหนึ่ง ชื่อ Email สามารถใช้ค้นหาประวัติความเกรียนของคุณบนโลกอินเตอร์เน็ตได้ หากคุณเคยทำไม่ดีเอาไว้ ความเลวร้ายเหล่านั้นจะถูกนำไปพิจารณาด้วย เราแนะนำให้คุณสมัคร Email ใหม่ ตั้งชื่อผู่ส่ง และ ชื่อ Email ที่สุภาพจะดีกว่า

4. เขียนแนะนำตัวหน่อย

เขียนเกี่ยวกับตัวเอง ความตั้งใจ และเหตุผลที่เลือกสมัครงานที่นี่ใน body ของ Email อย่างง่าย ๆ เพื่อเป็นการแนะนำตัวกันเล็ก ๆ เพราะแค่ Resume อาจจะไม่เพียงพอที่จะทำให้เห็นตัวตนของคุณ คุณอาจจะคิดว่าแค่เรซูเม่ หรือ CV ก็เพียงพอแล้ว ดิฉันตอบได้เลยว่า มันไม่พอค่ะ บางคนอ่านเรซูเม่แล้วก็ยังรู้สึกสองใจจะเรียกดีหรือไม่เรียกดี แต่ถ้ามีการเขียนแนะนำตัวมาสักหน่อย ก็จะรู้สึกได้ว่าคนนี้น่าเรียกขึ้นมาได้เหมือนกัน

5. ระวังการพิมพ์ผิด

โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวกับการเขียน หากคุณส่งจดหมายที่เขียนผิดเข้าไป รับรองได้ว่าคุณตกรอบอย่างแน่นอน เพราะมันคือสายงานของคุณ ถึงกระนั้นอย่าว่าแต่สายเขียนเลย  ตำแหน่งอื่นหากคุณพิมพ์ผิด ๆ ถูก ๆ ส่งไป คุณก็จะถูกมองว่า ไม่รอบคอบ ไม่ใส่ใจกับสิ่งที่คุณต้องทำให้ดี คงไม่มีใครอยากรับคุณเข้าทำงาน

6. เอกสารต่าง ๆ ที่จำเป็นห้ามพลาด

นอกจากเอกสารที่ทาง HR ประกาศขอไว้แล้ว คุณควรพิจารณาด้วยว่าควรส่งเอกสารอะไรเพิ่มเติมบ้าง เอกสารบางอย่าง เช่น Transcript หากคุณทำงานมา 3 - 5 ปีแล้ว คุณไม่จำเป็นต้องแนบก็ได้ หากคุณหามันไม่เจอ ถึงมีเราก็ไม่ค่อยสนใจนัก เราสนใจสิ่งที่คุณทำให้บริษัทเก่ามากก

สด.43 หรือ ใบรับรองผลการตรวจเลือกทหาร หากคุณเป็นชายไทย ควรแนบมาด้วย เอกสารตัวนี้เป็นสิ่งที่ทำให้เราแน่ใจได้ว่า เมื่อคุณทำงานกับเราคุณจะไม่ถูกเรียกไปเป็นทหาร

ใบสำเร็จการศึกษา และใบขับขี่คุณไม่จำเป็นต้องแนบมาก็ได้ หากทาง HR ไม่ได้เขียนขอไว้ ขอให้เขียนลงในเรซูเม่ และ CV ก็เพียงพอแล้ว แต่ในวันจริงคุณควรนำมันมาด้วย

7. รูปถ่ายสำคัญ และต้องมี

คุณต้องมีรูปถ่าย ไม่ว่าหน้าคุณจะแย่แค่ไหน คุณต้องมีรูปถ่ายติดอยู่ในเรซูเม่ของคุณ เวลาที่เราพิจารณาเรซูเม่ที่ขาดรูปถ่าย มันเหมือนกับการพิจารณาเรซูเม่หรือ CV ที่เขียนไม่เสร็จ ปัจจุบันเทคโนโลยีมันก้าวไกลแล้ว รูปถ่ายดิจิตอลสำหรับติดเรซูเม่มันไม่ได้ทำยากขนาดนั้น หากแค่นี้คุณยังหาไม่ได้เราก็ลำบากใจที่จะเลือกคุณ และถ้าหากคุณไม่มั่นใจที่จะใช้หน้าตาของตัวเองบนเอกสาร เราก็จะมองว่าคุณเป็นคนที่ปิดตัวเองเกินไป

อีกเรื่องหนึ่งคือรูปถ่ายของคุณควรเป็นรูปถ่ายที่แสดงคาแร็กเตอร์ของงานที่คุณอยากมาทำ เช่น เป็นนักเขียน ตากล้อง หรือคนที่ทำงานด้านศิลปะ รูปถ่ายของคุณต้องแสดงถึงรสนิยมที่ดีในด้านศิลปะ แต่ไม่เข้าถึงยากหรือดูเป็นคนที่หลุดโลกเกินไป ความพอดีคือสิ่งที่เรากำลังมองหาจากรูปถ่าย สำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับความเข้มงวด กฏระเบียบ เช่น HR Engineer รูปถ่ายของคุณควรเป็นรูปหน้าตรงดูดี ดูน่าเชื่อถือ

ไม่ควรใช้ภาพถ่าย Selfie ที่มีการยื่นมือไปถ่ายด้วยประการทั้งปวง เพราะนอกจากมันจะเป็นภาพที่ดูไม่เป็นทางการแล้ว ยังดูไม่มีคลาสสำหรับการสมัครงานอีกด้วย เราจะมองว่าคุณไม่มีคนคบจึงต้องถ่ายภาพด้วยตัวเอง หรือไม่ก็มองว่ามันเป็นภาพถ่ายถูก ๆ ที่ใคร ๆ ก็ถ่ายได้ คุณควรใช้ภาพที่ดูมีราคามีรสนิยมมากกว่านี้

8. Portfolio ผลงานของคุณ

หลายครั้งที่ดิฉันอยากโทรไปด่าบริษัทจัดหางาน ที่ส่งอีเมลล์ขยะของดีไซเนอร์ อาร์ติส และช่างภาพ ที่ไม่มีตัวอย่างผลงานมาให้ ดิฉันขอเรียกมันว่า Email ขยะนะคะ เนื่องจากดิฉันต้องทิ้งมันลงถังขยะจริง ๆ เพราะมันใช้พิจารณาอะไรไม่ได้เลย งานพวกนี้ต้องเห็นผลงาน จะมาแค่ตัวหนังสือไม่ได้ค่ะ

สำหรับแฟ้มสะสมผลงาน หรือ portfolio ดิฉันแนะนำให้แนบผลงานที่เด่น ๆ ที่คุณคิดว่าต้องโชว์มาค่ะ คุณไม่ควรแนบทุกผลงานที่คุณทำมาให้เราคัดเลือก และไม่ควรคัดแค่ 2 -3 ชิ้น คุณต้องคิดว่า หากคุณเป็นผู้คัดเลือก เขาจะตัดสินว่าคุณน่าสนใจจากงานชิ้นไหนบ้าง และต้องให้เขาดูงานทั้งหมดกี่ชิ้น

ไม่ควรใส่ Zip มาอย่างเด็ดขาด เพราะมันไม่สะดวกเลยค่ะ หากงานของคุณไม่สามารถแนบได้ ให้คุณใช้เวปไซต์ที่รวบรวมผลงานให้เป็นประโยชน์ เช่น Google drive, http://www.deviantart.com หรือแม้กระทั้ง Youtube อะไรก็ตามที่ทำให้เราสามารถดูผลงานของคุณได้เลย และในคุณภาพที่ดี

9. Resume และ CV ที่ดี

คุณต้องเขียนเรซูเม่ หรือ CV ให้เข้าใจง่ายและตรงกับตำแหน่งที่คุณสมัครเข้ามา เรซูเม่สำเร็จรูปตามเวปไซต์ประกาศงาน หรือรับสมัครงาน ทำมาเพื่อให้ครอบคลุมกับงานทุกรูปแบบบนโลก ซึ่งอาจจะไม่ได้เข้ากับงานของคุณเลย ทำให้มีข้อมูลที่เราไม่ได้สนใจอยู่ในนั้นมากมาย กลายเป็นว่าเราต้องมาเสียเวลานั่งสังเคราะห์ข้อมูล และมองหาข้อมูลที่เราต้องการ ซึ่งเสียเวลามาก และหลายครั้งเลยที่เราไม่เจอข้อมูลที่ต้องการ แต่เจอข้อมูลตลก ๆ แทนเช่น เล่นอินเตอร์เน็ตขั้นสูง ซึ่งดิฉันยังงง ๆ จนถึงทุกวันนี้ว่ามันคือ****อะไร!

สำหรับ Designer ดิฉันชอบอ่าน resume ของพวกนางมาก เพราะมันมีลักษณะของ Infographic ที่ไม่ต้องอ่านเยอะ แต่สามารถเข้าใจได้ง่ายดาย ดิฉันชอบกราฟแสดง skill ของพวกนางมาก แม้ว่ามันเชื่อถือไม่ได้เพราะมาตรฐานของแต่ละคนต่างกัน แต่มันสามารถนำมาเทียบกับผลงานที่ส่งมาแล้วกะเกณฑ์ได้ไม่ยากเย็น

สำหรับนักศึกษาจบใหม่ Resume หรือ CV จะไม่ได้มีข้อมูลการทำงาน มากมายเหมือนพนักงานออฟฟิศเจนโลกทั้งหลาย แต่สิ่งที่หนักศึกษาจบใหม่ควรเขียนลงไปคือการร่วมกิจกรรม หน้าที่ในมหาวิทยาลัย งานดิเรก และจุดมุ่งหมายในอนาคตค่ะ สิ่งเหล่านี้จะบอกได้ว่าน้อง ๆ เป็นคนอย่างไร สามารถเติบโตในสายงานได้หรือไม่ และช่วยให้พี่ ๆ ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นด้วย

เหล่านี้คือคำแนะนำจากคนที่พิจารณาจดหมายสมัครงานตัวจริงค่ะ แต่ละบริษัทอาจจะไม่เหมือนกัน มีความเข้มงวดต่างกัน บางที่เจ้ายศเจ้าอย่างก็อาจจะแสกนคำผิด หรือตัดทิ้งไปเลยสำหรับอะไรที่ไม่เป็นทางการ บางที่สบาย ๆ ก็ดีไปค่ะ แต่อย่างไรก็ตามการเขียนจดหมาย(Email) สมัครงานที่เหมาะสมก็ย่อมทำให้โอกาสในการได้งานดี ๆ มีมากกว่าค่ะ ซึ่งนั่นหมายถึง หน้าที่การงานที่ดี โอกาสเจริญก้าวหน้า ความมั่นคงทางการเงิน และการได้มีคอนโดในฝันเป็นของตัวเองด้วยค่ะ